Mogłoby się wydawać, że zaadresowanie paczki to czynność banalna, jednak doświadczenie pocztowców i firm kurierskich wskazuje na coś innego. Mimo w miarę dokładnych instrukcji, zdarzają się blankiety napisane w sposób uniemożliwiający jej wysyłkę. Takie paczki wracają do miejsca nadania, powodując sporo kłopotów dal firm kurierskich a przede wszystkim dla samego nadającego przesyłkę.
Dane nadawcy
Każda rejestrowana paczka powinna mieć na swojej powierzchni dane nadawcy. Jeżeli nie jest przewidziany druk, to nadawcę wpisuje się w lewym górnym rogu części wierzchniej. Tekst powinien być napisany niezmywalnym markerem, być wyraźny i przejrzysty. Jednak ta forma adresowania przechodzi już do przeszłości, bo aktualnie w powszechnym użyciu są odpowiednie druki.
Każda firma kurierska posiada znormalizowane druki, jednak zasady wszędzie są podobne. Niektóre firmy kurierskie, taki jak np. EUPACO, bardzo chętnie pomagają swoim klientom w wypełnianiu stosownych druków, przez co pomyłki zredukowane są do minimum i obie strony nie tracą czasu i nerwów.
Dane nadawcy na druku to standardowo imię i nazwisko, adres, numer telefonu i adres mailowy. W adresie trzeba też umieścić kraj nadawcy, najlepiej w wersji angielskiej lub francuskiej. Dane kontaktowe nadawcy, to często adres, pod który ma przyjechać kurier, aby paczkę odebrać. Dlatego warto dołożyć wszelkich starań, by były one wyczerpujące.
Dane adresata
Tradycyjnie dane adresata wpisywane są w prawym dolnym roku koperty lub powierzchni paczki. We wszelkich drukach właściwych dla poszczególnych firm kurierskich, układ jest praktycznie podobny. Najczęściej naklejki generuje system, do którego uprzednio wprowadza się dane dotyczące imienia i nazwiska, adresu wraz z zaznaczeniem kraju, numeru telefonu i adresu mailowego.
Podawanie aż tylu danych może wydawać się zbędne, jednak w przypadku jakichkolwiek problemów na trasie wędrówki paczki, można szybko nawiązać kontakt z adresatem. Nierzadkie są przypadki, gdy kurier nie zastaje adresata w domu. Wtedy firma kurierska praktycznie powinna zabrać paczkę z powrotem. Byłoby to zbyt kłopotliwe dla wszystkich stron. Tymczasem można zrobić użytek z numeru telefonu adresata i ustalić nowe warunki odbioru.
Dokładne sprawdzenie danych i inne ważne informacje
Po wygenerowaniu etykiety i przed umieszczeniem jej w foliowej, nieprzemakalnej koszulce, warto jeszcze raz dokładnie sprawdzić wszystkie dane. Niekiedy dodatkowo zachodzi konieczność skrótowego opisania zawartości paczki.
Ważną informacją jest numer paczki. Dobrze, gdy jest znany nadawcy i odbiorcy. Dobre firmy mają swoje systemy monitorowania przesyłek. Umożliwia to obserwowanie na bieżąco trasy paczki i na koniec daje informacje o szczęśliwym dotarciu do celu.
